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Das Ganttdiagramm im Projektmanagement

21.07.2021

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Hinweis

Alle verwendeten Screenshots und Darstellungen wurden dem Programm ProjectLibre entnommen. ProjectLibre steht unter einer CPAL. Dieses Programm kann über die Projectseite gedownloadet werden und steht kostenlos zur Verfügung. ProjectLibre bietet eine gute alternative zu z.B. Microsoft Project. Darüber hinaus gibt es noch weitere kostenlose Lösungen, z.B. GanttProject, OpenProj, Dojo Toolkit, Open Workbench, …

Ausgangssituation

Angehende Projektleiter oder Projektbeauftragte, um Projektteile zu verwalten, stehen vor mehreren Herausforderungen gleichzeitig. Dabei müssen sie diese klar und deutlich der Geschäftsführung, dem Abteilungsleiter oder dem Teamleiter präsentieren. Regelmäßige Updates sind ein Muss und sollten im überwiegenden Teil schriftlich für alle Stakeholder erfolgen. Dabei kann der E-Mail-Weg genutzt, sowie bei größeren Updates ein Kurzmeeting mit Protokoll (30min bis 45min) durchgeführt werden. Anstehende Herausforderungen sind:

Diese Informationen mit allen Stakeholdern einheitlich kommunizieren zu können und zu besprechen, braucht Geduld und wachsende Erfahrung. Hilfreich kann ein Gantt-Diagramm sein. Dieses wird für die detailliertere Projektplanung genutzt, welche meist die zeitlichen Abläufe von Tätigkeiten gut für alle Beteiligten verdeutlichen kann.

Was ist ein Ganttdiagramm?

Das Gantt-Diagramm wird auch als Balkendiagramm oder im Englischen als Ganttchart bezeichnet. Dieses Balkendiagramm wird im Projektmanagement eingesetzt, um zeitliche Abfolgen von Tätigkeiten/ Aktivitäten grafisch darzustellen. Dabei werden Balken auf einer horizontalen Zeitachse verschoben und chronologisch verkettet.

Wann wird ein Ganttdiagramm erstellt und eingesetzt?

Meist wird mit Abschluss der Grobplanung und der Zerlegung eines Projektes in Teilprojekte und Aufgabenpakete mit einem Ganttdiagramm begonnen, um die einzelnen Tätigkeiten, Abläufe und Vorgänge in eine chronologische Reihenfolge zu bringen. Bei der Erstellung eines Gantt-Diagrammes kommen die Ressourcenkonflikte durch zeitliche Überlagerungen der Arbeitspakete heraus und werden dann in eine sinnvolle zeitliche Reihenfolge gebracht. Die Reihenfolge richtet sich nach den Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen und Teilzielen. Ein Vorteil dabei ist, dass “Löcher“ zwischen Abhängigkeiten einfacher zu erkennen sind, wodurch effizienter und inhaltlich besser geplant werden kann.

Aufbau und Verwendung des Ganttdiagrammes

Die einzelnen Vorgänge, Arbeitspakete und andere Zwischendurch aufkommende Probleme werden erfasst und aufgeschrieben. Die einzelnen Vorgänge werden als Vorgänger und als Nachfolger bezeichnet. Die Bezeichnung richtet sich nach dem PointOfView, also von welchem Vorgang auf den anderen Vorgang geschaut wird. Jeder Vorgang bekommt eine von vier Zuweisungsarten:

AE = Anfang Ende (Vorgänger ist abgeschlossen und der Nachfolger beginnt.)
AA = Anfang Anfang
EA = Ende Anfang
EE = Ende Ende

Mithilfe dieser vier Beziehungsarten können parallele Vorgänge, aufeinander folgende Vorgänge und deren Abhängigkeiten zueinander dargestellt werden. Die Abhängigkeiten werden in einem Ganttdiagramm durch Pfeile dargestellt, wodurch sich in vielen Tools Wasserfallstufen oder Treppenstufen in der Visualisierung ergeben. (Siehe Bild 1) Informationseingaben wie Start-, Enddatum, Tageanzahl, … zähle ich hier nicht weiter auf. Es ist von Tool zu Tool unterschiedliche wie viele Daten eingegeben werden können. Im Allgemeinen wird nur das Start- und das Enddatum benötigt. Der Rest wird durch die Abhängigkeiten beschrieben.

Dabei sollten alle Verzögerungen die min. zwischen einem halben und einem Tag Arbeitszeit auftreten zusätzlich erfasst werden, um im durchgeführten Projektverlauf diese Verzögerungen zu berücksichtigen. Für die Verdeutlichung von Verzögerung ist das Projekt in Bild 2 in der aktiven Durchführung dargestellt. Einige Vorgänge sind bereits erledigt. Es ist zu sehen das die Unterzeichnung des Pflichtenheftes durch die Geschäftsführung sich um 3 Tage Aufgrund von Krankheit verzögert hatte. Ebenfalls gab es bei der Beschaffung und dem Einkauf einiger Komponenten Lieferengpässe, jedoch konnte mit dem bereits gelieferten Material begonnen werden die Trafohäuser umzurüsten und zu modernisieren. Trafohaus 2 war von dem Lieferengpass besonders betroffen und die Arbeiten mussten kurzzeitig unterbrochen werden. Trotzdem befindet sich alles noch, nach Ganttdiagramm, in einem Endtermin gerechtem Rahmen.

Das gute an ProjectLibre ist, dass über das Ganttdiagramm hinaus noch die Netzplan-, Projektstrukturplan- (PSP) und die Vorgangseinsatz-Darstellung bietet. (siehe Bilder 3 bis 5). Der PSP lässt sich bei mehren Einrückungen der Vorgänge besser als Betrachtung nutzen, da durch die klare Baumstruktur eine übersichtliche Gruppierung zu erkennen ist. In diesem Beispiel ist das etwas kurz gekommen, aber es reicht aus, um das Prinzip zu veranschaulichen. Ebenfalls ist die Vorgangseinsatz-Darstellung etwas monoton, dies kann bei einem großen realen Projekt ein gutes Stück dynamischer aussehen. Ein Beispiel dafür ist die Aushärtung von Beton bei Fundamentbau eines Gebäudes, da nicht volle vier Mann 8 Stunden das Fundament gießen, sondern nur 2 Mann eine Sichtkontrolle für zwei Tage der Aushärtung mit jeweils einer Stunde Aufwand durchführen müssen. Der Balken im Diagramm sieht aber täuschend nach einem vollen 8 Stundentag aus. Dies ist bei der Einschätzung der Kosten zu beachten!

Terminierung

Die gesamte Planung im Ganttdiagramm erfolgt durch Schätzungen. Ein realistisches Schätzen kann nur durch Fachpersonal durchgeführt werden. Es bringt nichts diese Schätzungen nur auf gut Glück durchzuführen und anzunehmen dies würde schon irgendwie gehen und laufen. Ebenfalls muss in regelmäßigen Abständen eine Aktualisierung des Fertigstellungsgrades erfolgen. Die Kommunikation mit den verschiedenen Stackholdern, Kollegen und Kollegeninnen ist dabei von besonderer Bedeutung.

Es gibt Keyvalues/ Schlüsselvariablen die auf einen Blick den Ist- uns Sollstand eines aktiven Projektes veranschaulichen. Ebenfalls können mit diesen können Abschätzungen über den Zustand des Projektes getroffen werden.

Tipps

Wenn ein Vorgang als Fertig gemeldet wird durch den Beauftragten oder die beauftragte Gruppe heißt das noch lange nicht, dass auch wirklich alle Arbeiten und Tätigkeiten normgerecht durchgeführt wurden. Besonders bei einer kritischen systemrelevanten Komponente, z.B. Steuereinheiten und deren Konfiguration, sollte durch den Projektleiter geprüft werden, ob dies auch vollständig nach allen Vorgaben erfüllt worden sind. Ist dies nicht der Fall, kommt dies zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme einer technischen Anlage raus und dann wird es schwer nachzubessern und ggf. resultierende Baufehler zu korrigieren.

Persönliches fachliches Interesse ist eine Grundvoraussetzung, um die einzelnen Vorgänge inhaltlich durchblicken zu können. Dazu gehört auch sich mal dreckig zu machen und die Vorgänge mit arbeitsreichen Händen zu überprüfen, als auch selbst durchzuführen. Dies bringt einen entscheidenden Vorteil. Bei Problemen kann schnell, kreativ und lösungsorientiert gehandelt werden! Praxis ist unersetzlich.

Fachliteratur

Die folgenden Bücher haben mir geholfen mich in das Thema Terminierung von Projekten reinzudenken und halfen mir auch einen Denkanstoß für die inhaltliche Abgrenzung zu allen anderen Methoden im Projektmanagement für die Blogartikel zu bekommen. Für die Vertiefung allgemein zu Terminierung, Arbeitspakete, … sind diese sehr zum Nachlesen empfohlen.

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